المحاضر هي وثائق تسمح بتسجيل الأحداث رسميًا. يتم استخدام المحاضر لتوثيق الحدث كما وقع، وللرجوع إليه عند الضرورة، ولمشاركة المعلومات بشكل رسمي وصحيح، وللحماية القانونية. ويتم الإعلان الرسمي عن الحادث من خلال دقائق.
ما هي الدقيقة؟
حفظ المحاضر هو عملية تسجيل رسمي لمحتوى حدث أو اجتماع أو عملية معاملة أو محادثة كما هي تمامًا. يتم الاحتفاظ بالمحاضر لتوفير الحماية في الإجراءات القانونية، ولتوثيق الحادث رسميًا، والإشارة إليه كوثيقة رسمية في العمليات القانونية، ولنقل الموقف بدقة.
يمكن التوقيع على المحاضر التي تعدها المؤسسات الرسمية من قبل الشرطة أو كاتب العدل أو المحكمة أو الشركات أو المكاتب الحكومية أو المؤسسات الرسمية.
كيفية الاحتفاظ بالدقائق؟
وبما أن المحاضر هي وثائق رسمية، فإن هناك قواعد معينة يجب اتباعها عند إعدادها. قد تحتوي إجراءات حفظ المحاضر على تغييرات وتفاصيل مختلفة فيما يتعلق بطبيعة وموقع الحدث المراد تسجيله. يمكنك تطبيق الشروط التالية كمثال لكيفية حفظ الدقائق:
- قبل البدء بمحتوى المحضر يجب كتابة العنوان وفقا للقواعد. إذا لم تكن هناك حالة خاصة للحادث موضوع التقرير، فيجب كتابة العنوان في منتصف الصفحة وبأحرف كبيرة باسم "دقائق".
- وبعد بيان طبيعة الحادثة الموصوفة في التقرير، ينبغي تقديم معلومات تفصيلية عن الحادثة. بالإضافة إلى المعلومات التفصيلية حول الحادث، يجب أيضًا تضمين كيفية الحصول على معلومات الحادث في التقرير.
- وينبغي أيضًا ذكر المعلومات بوضوح، مثل مكان وقوع الحادث وتاريخه ووقته، بالإضافة إلى ماهية الحادث.
- إذا كانت هناك أدلة يمكن اعتبارها أدلة فيما يتعلق بالحدث المذكور في التقرير، فيجب إضافتها أيضًا إلى التقرير. وينبغي أيضًا تضمين المعلومات المتعلقة بكيفية الحصول على الأدلة في التقرير.
- إذا كان المحضر سيستغرق أكثر من صفحة واحدة، فيجب ترك الجزء الخلفي من الصفحات فارغًا ويجب ترقيم الصفحات الجديدة.
- التوقيعات الرطبة للأشخاص الذين تم تضمين معلوماتهم في المحضر مطلوبة أيضًا. الدقائق التي لا تحتوي على توقيعات غير صالحة.
الأشياء التي يجب مراعاتها أثناء إعداد المحضر
وبما أن المحضر عبارة عن وثائق رسمية، فيجب اتباع نماذج وقواعد معينة عند إعداد المحضر. النقاط الهامة في إعداد المحاضر هي كما يلي:
- يجب أن يتم تحضيره على ورق A4 أو A5.
- يجب أن يكتب عنوان المحضر بأحرف كبيرة في منتصف الصفحة.
- يجب تضمين تاريخ ووقت الحادث وتفاصيل حول كيفية وقوع الحادث وكيف تم التعرف على الحادث بالتفصيل.
- ويجب أيضًا تضمين الأدلة المتعلقة بالحادث في التقرير.
- ويجب أيضًا تضمين معلومات هوية الأشخاص المذكورين في المحضر.
- وفي نهاية المحضر يجب تاريخ ووقت حفظ المحضر وإدراج توقيعات الأشخاص المذكورين حتى تكون النهاية واضحة.
ما فائدة الدقائق؟
يتم الاحتفاظ بالمحاضر باعتبارها وثائق رسمية في الحالات التي تتطلب الإبلاغ عن الحادث. يعمل المحضر بمثابة حماية قانونية وقانونية للأحداث التي وقعت، وكمرجع للمواقف الإدارية للمؤسسة والعلاقات بين الموظف وصاحب العمل. ولكي يتم تقديم المحضر كمستندات رسمية ويكون مفيداً للحادثة، يجب إعداده بمعلومات حقيقية وعناية. يمكن استخدام المحاضر كوثائق رسمية لمناسبات وأغراض مختلفة. ويمكننا أن ندرج فوائد حفظ المحاضر كما يلي:
- أنها توفر الحماية القانونية باستخدام المحاضر التي تحتفظ بها المحكمة أو كاتب العدل أو المكاتب الرسمية أو المؤسسات العامة كدليل في الإجراءات القانونية.
- في الحالات التي تتطلب فرض عقوبات أو إجراءات جنائية، يتم تقديم المحاضر إلى المحاكم كوثائق رسمية فيما يتعلق بعملية الحادث.
- وفي مؤسسات الأعمال، يمكن الاحتفاظ بالمحاضر للاحتفاظ بتفاصيل محتوى الاجتماعات والمناقشات. ويمكن استخدام هذه المحاضر في القرارات المستقبلية.
- يمكن الاحتفاظ بالدقائق التي يتم الاحتفاظ بها في أماكن العمل لحماية صاحب العمل والموظف في العمليات القانونية المتعلقة بأحداث مكان العمل.
كيف تحفظ المحاضر بحسب أوضاعها؟
وفي الحالات التي تحتاج إلى تسجيل الحادثة، يمكن الاحتفاظ بالدقائق، ولو في مناطق مختلفة. يمكن الاحتفاظ بمحاضر لحياة العمل والتعليم والحالة الصحية والإجراءات القانونية أو الجنائية. في حالة وجود مشاكل في الفحوصات والعلاجات في المستشفى، يمكن الاحتفاظ بتقرير عن الحالة الصحية، تقرير عن العقوبات مثل الانضباط في الحياة التعليمية، تقرير عن أي مشكلة في المناطق العسكرية أو حادث في مكان العمل.
كيفية الاحتفاظ بتقرير حادث مروري؟
يمكن إعداد بلاغ عن حادث مروري به أضرار مادية وفقاً للقواعد التالية:
- يجب ملء التقرير من نسختين فقط من قبل الأشخاص المشاركين في الحادث. إذا تعرضت لحادث، فمن الضروري ملء التقرير حتى لو لم يكن لديك ترخيص.
- على الرغم من أن النموذج المعبأ للمحضر هو نسخة ضوئية، إلا أن التوقيعات الرطبة للأطراف يجب أن تكون موجودة في المحضر.
- يجب تعبئة المعلومات الموجودة في النموذج بشكل غير كامل ويجب ذكر سبب الحادث بشكل واضح.
- وبما أن التقرير سيكون غير صالح في حالة عدم القدرة على تحديد الشركة والبوليصة، فيجب ذكر شركات التأمين وأرقام بوليصة المرور الخاصة بالطرفين بشكل كامل ودقيق.
- ويجب تقديم التقرير إلى شركة التأمين خلال خمسة أيام عمل.
كيفية الاحتفاظ بالتقارير العسكرية؟
في المجالات العسكرية، عادة ما يكون للمحضر قالب ثابت. على سبيل المثال، إذا كان التقرير متعلقًا بحادث تأديبي، فسيتم كتابة العنوان باسم "تقرير الكشف غير التأديبي" في الجزء الأوسط العلوي من صفحة التقرير. بعد ذكر التاريخ والوقت المحدد والمكان الدقيق للحادثة يتم تضمين المعلومات عن الحادثة والأسماء المذكورة في الحادثة في التقرير. بعد أن يتم ذكر التاريخ الذي تم فيه حفظ المحضر في النهاية، يتم إنهاء المحضر بالتوقيعات الرطبة للأشخاص المذكورين في المحضر والشخص الذي يحتفظ بالمحضر.
كيفية الاحتفاظ بتقارير الطلاب؟
وكما هو الحال في المحاضر الأخرى، بعد كتابة عنوان التقرير بالأحرف الكبيرة، يتم تضمين تاريخ الحدث ووقته وتفاصيل الحدث والأسماء المذكورة في الحدث. بعد إضافة تاريخ المحضر إلى النهاية، يتم إنهاء المحضر بالتوقيعات الرطبة للطالب والمعلم ومساعد المدير والمدير.